Föreningsstämman är bostadsrättsföreningens högsta beslutande organ. Den hålls en gång per år innan juni månads utgång. På föreningsstämman har du som medlem möjlighet att påverka hur föreningen ska fungera och vad den ska satsa på.
Om du vill ha ditt ärende behandlat på föreningsstämman ska du lämna in en skriftlig motion. Den ska vara styrelsen till handa senast den sista mars. För mer information om motioner och att skriva dem se under rubriken Motioner nedan.
Fullmakt
Om du inte har möjlighet att närvara personligen på föreningsstämman så kan du utöva din rösträtt genom ombud. Ombudet ska kunna uppvisa en skriftlig, daterad fullmakt i original. Fullmakten är giltig ett år från undertecknandet.
Här kan du ladda ner en Stämmofullmakt som du fyller i och lämnar till ditt ombud.
Motioner
Om du har förslag som du vill att stämman ska fatta beslut kring lämnar du in en motion till styrelsen senast den sista mars. Motionen bör innehålla ett konkret förslag för stämman att ta ställning till. Styrelsen kommer inför stämman att granska alla motioner och lämna förslag till beslut. Både motionen och styrelsens förslag till beslut finns med i materialet som skickas ut före stämman.Skriva motion
Det är inte svårt att skriva en motion. Tänk på att alltid skriva kortfattat. Försök att använda enkla ord och formuleringar som inte kan missuppfattas. Motionen ska formuleras så att en medlem ska kunna rösta genom ombud även om hen inte kan delta vid stämman. Motionen måste därför vara så detaljerad som möjligt och inte lämna utrymme för tolkningar. Ta endast upp ett ämne per motion. Lämna in flera motioner om du har flera ämnen som du vill ska behandlas.
-
Börja med en rubrik som talar om vad motionen handlar om.
-
Vad vill du att föreningen ska göra? Beskriv anledningen till att denna motion behöver ställas. Ange relevant bakgrundsfakta, dels för att tydliggöra problemet men också för att underlätta för dem som senare läser motionen och beslutar i ärendet.
-
Varför vill du att föreningen ska göra detta? Motivera varför du tycker som du gör.
-
Använd "att-satser". Jag/vi föreslår därför föreningsstämman besluta att…
-
Avsluta din motion med att skriva ort och datum då du skrev din motion och underteckna med ditt namn. Ange gärna kontaktuppgifter så styrelsen kan ställa följdfrågor om nödvändigt.
Skicka in motion
Skicka in din motion via email till , posta ärendet till Expeditionen, Mårdstigen 1, 17075 Solna eller lämna den fysiskt på expeditionen. Märk då brevet med Motion till stämma.
Motionen ska senast lämnas in den sista mars.
Extra föreningsstämma
En extra föreningsstämma påkallas generellt av följande skäl:- Styrelsen kallar till extra stämma
- Revisorerna kallar till extra stämma
- Om 10 % av föreningens medlemmar skriftligt begär det hos styrelsen.
Begäran ska ange vilket ärende som ska behandlas.
Några föreningstekniska termer
Ansvarsfrihet
Stämman godkänner det arbete som styrelsen utfört under det gångna räkenskapsåret.
Justeringsman
Den eller de personer som ska justera protokollet. De ska följa sammanträdet så noga, att de kan påpeka eventuella felaktigheter i det skrivna protokollet. Det kan gälla röstsiffror eller fattade beslut. Ett justerat protokoll kan inte ändras i efterhand.
Ordningsfråga
Här går man in och bryter talarlistan. Orsak kan vara att man vill ha rast eller att det ska sättas streck i debatten.
Omröstning (votering)
Omröstning kan ske på flera olika sätt.
Det enklaste sker med att de röstberättigade svarar med ja- eller nejrop då ordförande talar om vad röstningen gäller. Ordföranden talar sedan om hur han / hon har uppfattat svaren.
Ett exempel: Ordföranden föreslår stämman omval av NN som styrelseledamot. Vid detta tillfälle svarar några ja och några nej. Uppfattar ordföranden att flest svarat ja förklarar han att NN omvalts som styrelseledamot.
Skulle man inte vara överens med ordföranden, utan tycker att det var fler som ropade nej, ska man begära votering. Votering innebär rösträkning och måste begäras innan ordföranden slår klubban i bordet. Man brukar även precisera om det skall vara sluten votering eller om handuppräckning gäller. Vid personval är det brukligt med sluten votering.
Sluten votering går till på följande sätt:
Man skriver sitt val på ett röstkort. Gäller det personval, kan valet stå mellan t ex fyra personer, som ska väljas till två platser i styrelsen. Då får röstsedeln innehålla högst två namn, dvs ett eller två. Skriver man tre eller flera namn är röstsedeln ogiltig. Samma gäller om man skriver dit ett namn som inte tidigare föreslagits.
Stämmodeltagarna får därefter lämna sina röstsedlar och prickas då av på deltagarför-
teckningen. Rösträknarna drar sig sedan tillbaka och räknar rösterna. De upprättar ett protokoll över hur omröstningen har utfallit. Detta protokoll bifogas sedan stämmo-
protokollet.
Omröstning med handuppräckning brukar vara tillräckligt i andra frågor än i personval. Rösträknarna räknar då hur många röster de olika förslagen har fått. Resultatet antecknas och skrivs in i protokollet.
Protokoll
Vid stämma skrivs endast beslutsprotokoll, dvs vilken fråga det gäller och vad beslutet blev.
Replik
Ordföranden beviljar någon att svara kort på ett tidigare inlägg. Detta bryter talarlistan och kan tillåtas även efter att streck i debatten är begärd.
Reservation
Då styrelsen fattat ett beslut som man inte tycker är bra. Antingen kan man bara säga, att man reserverar sig mot beslutet och begära att det skrivs in i protokollet, eller be att senare få återkomma med en skriftlig reservation. Där tar man då upp orsakerna till att man reserverat sig. Skriftlig reservation är viktig i de fall protokollen skickas ut till medlemmar, exempelvis för politiska partier eller fackföreningar.
Revisorer
Det skall finnas två ordinarie och minst en suppleant. Revisorerna går igenom föreningens räkenskaper. En annan lika viktig uppgift är att granska protokollen och se till att besluten fattas på rätt sätt. Om allt är som det ska, föreslår revisorerna på årsstämman att styrelsen beviljas ansvarsfrihet.
Streck i debatten
När någon anser att frågan är färdigbehandlad, begär man streck i debatten. Ordföranden frågar då de övriga medlemmarna, om man anser att det ska sättas streck i debatten. Blir svaret ja, ska han / hon redogöra för vilka som står på talarlistan. De som vill yttra sig, måste anmäla sig nu. När man satt streck efter sista anmälda talare, kan ingen ytterligare anmäla sig. Undantag är dock om någon begär replik.
Stämma eller årsmöte
En förenings högsta beslutande organ. Stämman väljer styrelse och beslutar i vissa ekonomiska frågor. Här beviljas eller avslås ansvarsfrihet för styrelsen.
Talarlista
Den lista som ordföranden upprättar över dem som begär ordet.
Utslagsröst
Vid lika antal röster har ordföranden utslagsröst.
Valberedning
Lämnar förslag på styrelsemedlemmar.
Verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen upprättas inför stämman / årsmötet. Där beskrivs vad som har hänt i föreningen under det gångna året, vilka ekonomiska åtaganden man gjort samt en ekonomisk redogörelse med bokslut för verksamhetsåret. Dessutom har revisorerna skrivit en revisionsberättelse.